Jeżeli pracownik jest nieobecny i nie stawi się osoba przez niego upoważniona, termin ten wydłuża się do 7 pracy – kiedy należy je wystawić?Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi nawet wtedy, gdy ten nie rozliczył się z zakładem. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie go w dniu rozwiązania umowy o pracę. Nieobecny pracownik ma prawo upoważnić na piśmie wybraną osobę do odbioru świadectwa. Jeżeli w ciągu 7 dni nie zostanie ono odebrane, pracodawca może wysłać je listem poleconym na adres podany w danych osobowych. Nawet, jeżeli pracownik z różnych względów nie chce odebrać dokumentu, nieefektowne doręczenie skutkuje dołączeniem świadectwa do akt. Pracodawca, który zamierza podpisać w ciągu 7 dni od wygaśnięcia stosunku pracy kolejną umowę z tą samą osobą, jest zwolniony z obowiązku wystawienia świadectwa darmowy wzór świadectwa pracy 2022!Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie DOC (Word). Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie PDF, gotowy do pracy – omówienie wzoruCo zawiera świadectwo pracy? Wszystkie informacje na temat wymiaru czasu pracy, jej okresu oraz rodzaju i zajmowanym stanowisku. Należy umieścić dane o wykorzystanych dniach wolnych, czyli urlopach i opiece nad dziećmi, a także okresach, w których pracownik otrzymywał zasiłki chorobowe i wszelkie informacje niezbędne do ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Wpisuje się urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy. Dodatkowy urlop lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy, urlop bezpłatny oraz podstawę prawną jego udzielenia. Jeżeli pracownik odbył czynną służbę wojskową lub jej formę zastępczą w czasie stosunku pracy, także te dane muszą zostać ujęte, podobnie jak okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kolejne niezbędne dane to: sposób rozwiązania stosunku pracy, tryb lub okoliczności jego wygaśnięcia. W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, należy określić okres, za jaki należy się pracownikowi odszkodowanie. Jeżeli pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym, również ten fakt musi zawierać świadectwo pracy. Wzór obejmuje także wzmiankę w przypadku zajęcia komorniczego wynagrodzenia. Należności uznane i niezaspokojone przez pracodawcę z powodu braku środków finansowych także muszą zostać uwzględnione. Oprócz danych podstawowych świadectwo pracy może zawierać dodatkowe informacje. Na żądanie pracownika podaje się w nim wysokość i składniki wynagrodzenia, a także uzyskane początku 2019 roku obowiązują zmiany w świadectwie pracy. Razem z nim pracownik musi otrzymać informacje na temat przechowywania akt pracowniczych. Do końca 2018 roku akta te musiały być przechowywane przez 50 lat. Obecnie, zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 roku (DzU poz. 357), okres ten uległ skróceniu i wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Nowe świadectwo pracy wydawane będzie wraz z informacją w postaci papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca po zakończeniu tego okresu. Po tym czasie zostanie ona zniszczona. Brak wydania świadectwa pracy w wyznaczonym terminie, skutkować będzie karami finansowymi od 1000 do 30 000 zł. Były zatrudniony, który nie otrzyma terminowo świadectwa, będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie za poniesione szkody, w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, do 6 tygodni pracy a zwolnienie lekarskie i okresy nieskładkoweChociaż chorobowe zalicza się do okresów nieskładkowych, to mają one dodatkową pozycję w świadectwie pracy. Dni, w których pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, muszą zostać wyszczególnione. Wpisuje się liczbę dni absencji pracownika z powodu choroby. Nie wpisuje się terminów, a wyłącznie liczbę dni łącznie. Nie dolicza się tu dni opieki nad chorym dzieckiem, podobnie, jak zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem. Okresy nieskładkowe w świadectwie pracy, muszą zostać określone, ze względu na ustalenie praw pracowniczych u kolejnego pracodawcy i prawa do renty lub emerytury. Wyszczególnia się je w ustępie 4 pkt 10 świadectwa według wzoru. Wpisuje się tu chorobowe, opiekuńcze, świadczenia rehabilitacyjne, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, urlopy wychowawcze, urlopy bezpłatne dla matek pracujących. Pracodawca zobowiązany jest do wyszczególnienia wszystkich okresów nieskładkowych, które wystąpiły w czasie trwania stosunku pracy. Wykazuje się je chronologicznie, z wyszczególnieniem dat, jednak nie podaje się podstawy uznania danego okresu za nieskładkowy. Tu ponownie wpisuje się chorobowe, z podaniem dat. Przy dużej liczby okresów nieskładkowych, można dołączyć ich wykaz w formie pracy jest dokumentem niezależnym od woli pracodawcy. To jego oświadczenie wiedzy, i musi je wydać niezwłocznie, a termin 7 dni obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy pracownika nie ma w pracy w ostatnim dniu trwania umowy.
23 maja 2023 r. w życie weszło rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 912). Jego cel to dostosowanie treści świadectwa pracy do modyfikacji w uprawnieniach pracowniczych wprowadzanych nowelizacjami przepisów K.p. Przewiduje ono, że w omawianym
Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Część A akt osobowych Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Część B akt osobowych Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela). Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów. Część C akt osobowych W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracowniko1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289), z Dokument jaki sposób sporządzić informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy, dołączaną do świadectwa pracy? Jak informować pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji, a także sporządzić protokół zniszczenia poprzedniej formy dokumentacji? Zapraszamy do korzystania z gotowych wzorów dostępnych na Portalu Kadrowym!Skorzystaj ze wzorów wniosków, informacji oraz zawiadomień – aktualnych po zmianie przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z dniem 1 stycznia 2019 roku. Nowe wzory dokumentów dostępne na Portalu Kadrowym Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Informacja dla pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji byłych pracowników Pobierz wzór >> Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dołączana do świadectwa pracy) Pobierz wzór >> Aktualizacja informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wnioski o wydanie kopii z dokumentacji Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Ewidencja czasu pracy Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy Pobierz wzór >> Zachęcamy do korzystania z nowych wzorów dokumentów. Redakcja Portalu Kadrowego Zostanie zmienione rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zmiana wynika z konieczności dostosowania akt pracowniczych do nowelizacji kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. W związku z ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw trwają Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Oprac. Marek Rotkiewicz Odsłuchaj swoje aktualności >> Kodeksy Kadrowego - KOMPLET 6 publikacji Komplet obejmuje najważniejsze przepisy kadrowe z komentarzem praktyków. Składają się na niego: Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa zasiłkowa oraz trzy książki zawierające rozporządzenia wykonawcze do tych aktów prawnych. Publikacje uwzględniają rewolucyjne zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2022 r., wprowadzone przez przepisy Polskiego Ładu. Kup już za: zł
Szczegóły Opublikowano: 30 marzec 2017 Odsłony: 2687 Wiele osób zajmujących się kadrami w firmie ma dylemat, jak prawidłowo powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w aktach osobowych?Które dokumenty muszą być przechowywane w aktach, a które niekoniecznie. Postaramy się poniżej rozwiać Wasze wątpliwości. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych - podstawa prawnaZ art. 94 pkt 9a kp wynika, iż pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników. To co powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniu wyróżnione są trzy części, na które powinny składać się akta: część A, B i części A umieszcza się wszelkie dokumenty zebrane podczas ubiegania się o zatrudnienie np. części B - dokumenty zebrane w okresie trwania zatrudnieniaW części C - dokumenty w związku z jego zwrócić uwagę, iż w ostatnich dwóch przypadkach ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w tym" co oznacza, że pracodawca może również umieścić dokumenty inne niż wymienione w ustawie. W takim razie gdzie przechowywać dokumenty, które nie zostały wskazane w ustawie, a są powszechnie używane w obiegu kadrowym?Wnioski urlopoweUstawodawca nie zakazał przechowywania w omawianym zbiorze dokumentów wymienionych powyżej, aczkolwiek przepisy rozporządzenia przemawiają za wyłączeniem ich z dokumentacji akt osobowych. Wniosek o urlop wypoczynkowy w formie papierowej czy elektronicznej jest dokumentem z zakresu czasu pracy, stosowanym na podstawie regulaminów wewnątrzzakładowych czy instrukcji. Ewidencja czasu pracy, w skład której wchodzi urlop wypoczynkowy, jest dokumentem bezwzględnie wymaganym, jednakże nie został on wyszczególniony jako obowiązkowo przechowywany w części B akt osobowych - w związku z czym, tym trudniej uznać, że należy w niej przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Dodatkowym potwierdzeniem przemawiającym za odstąpieniem od przechowywania w aktach wniosków o urlop wypoczynkowy jest stosunkowo duża ich liczba. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych dotyczących urlopów utrudniałoby korzystanie z nich. Powszechnie przechowuje się wnioski urlopowe przy ewidencji czasu pracy, co wydaje się rozsądne i praktyczne. Zaświadczenia lekarskieZ dokumentem ZUS ZLA, czyli z zaświadczeniem lekarskim, ma miejsce podobna sytuacja jak z wnioskami urlopowymi - z tą różnicą, że dopóki funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, to dokument ten, po odnotowaniu w ewidencji czasu pracy, powinien być przechowywany z dokumentacją płacową. PIT-2Dokument ten nie został określony w omawianym rozporządzeniu jako dokument obowiązkowo przechowywany w aktach osobowych. Jest on jednakże niezbędny i koniecznie wymagany do przedłożenia w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy). Pracownik zobowiązany jest taki dokument przedłożyć, co wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof. Pracodawca może przechowywać takie oświadczenie poza aktami pracowniczymi, jednakże ze względów praktycznych jest wygodne umieszczanie dokumentu w aktach osobowych. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychoduZakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Wynika to z art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. W tej sytuacji dokument ten może podlegać włączeniu do części B akt osobowych. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia akt osobowych nie wspomina się o tym oświadczeniu, jednak w doktrynie omawianego zagadnienia dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. podatkowe (PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów. Oczywiście nie musisz o tym wszystkim pamiętać, wystarczy że zlecisz nam opiekę nad dokumentacją kadrową i my o wszystko zadbamy aby wszystko było zgodne z ustawami i odpowiednimi rozporządzeniami.
zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy - podpis pracodawcy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia o świadectwie pracy) wniosek o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy - podpis pracownika (art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw. Krótszy okres przechowywania akt – tylko pod pewnymi warunkami Według ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Ta istotna zmiana nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Zróżnicowanie okresu przechowywania akt osobowych jest bowiem uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy: - pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – w tej grupie zatrudnionych skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat obejmie wszystkich pracowników. Od stycznia 2019 r. pracodawcy przekazują do ZUS szczegółowe raporty miesięczne zawierające dane, które umożliwią w przyszłości wyliczenie emerytur i rent pracowników i zleceniobiorców na podstawie zgromadzonych przez ZUS informacji; - pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczy okres przechowywania dokumentacji nadal wynosi 50 lat, ale pracodawca może dobrowolnie skorzystać z możliwości skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportów z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury za pracowników zatrudnionych w tym okresie. Decyzja o złożeniu raportów musi obejmować wszystkich pracowników i wszystkie przepracowane lata; - pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – w odniesieniu do tej grupy pracowników nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej przez okres 50 lat. Wystarczy e-dokumentacja W poprzednim stanie prawnym dokumentacja pracownicza była obligatoryjnie prowadzona w wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze będą prowadzone w wersji papierowej, czy elektronicznej. W punktu widzenia prawa obie formy są równoważne. Przyjęty sposób prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników. Decyzja o prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej wymagał zeskanowania i podpisania każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przygotowania systemu informatycznego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentacji. Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii roczne koszty administracyjne przechowywania dokumentacji pracowniczej ponoszone przez pracodawców wynoszą około 130 mln zł. Przykładowo: firma zatrudniająca ok. 500 pracowników może zaoszczędzić w skali roku kwotę rzędu 200 tys. zł. Dodatkowym ważnym atutem przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej jest łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej. Wypłata wynagrodzenia gotówką tylko na wniosek pracownika Od 2019 r. wypłata wynagrodzeń na mocy przepisów jest realizowana na konta bankowe pracowników. Otrzymanie wynagrodzenia w gotówce możliwe jest tylko w przypadku, gdy pracownik złoży do akt oświadczenie o wyborze tej formy wypłaty wynagrodzenia w ciągu 21 dni od wejścia w życie nowych przepisów. Dodatkowe obowiązki dla pracodawców decydujących się na e-dokumentację Zmiana formy prowadzenia dokumentacji kadrowej nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki: 1) zobowiązuje do poinformowania pracowników o prowadzeniu dokumentacji w innej formie i umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty przekazania tej informacji; Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do przekazania ze świadectwem pracy informacji o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu, - zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie. Przechowywanie akt zgodnie z przepisami - Najważniejszym elementem prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w wersji elektronicznej jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. System kadrowo-płacowy musi zapewniać należytą ochronę, integralność i autentyczność dokumentacji elektronicznej. - Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymaga sporządzenia szczegółowych raportów informacyjnych za każdego pracownika za cały okres pracy przypadający na lata 1999–2018, czyli w niektórych przypadkach nawet za 20 lat pracy. - Podjęcie decyzji o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga zeskanowania i podpisania wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom informacji o możliwości odebrania ich dokumentów, zanim zostaną one zniszczone. Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została ogłoszona w dniu 13 lutego 2018 r. jednak data wejścia przepisów w życie została przesunięta na 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis dał przedsiębiorcom możliwość dostosowanie swoich systemów informatycznych i zaplanowanie prac związanych ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji kadrowej. Zobacz także: Kadry Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę - o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez pracodawcę. 4. Nowy obowiązek od 2019 roku Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. przepisem art. 94(6) Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 ; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Przepis ten – dodany mocą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r. poz. 357) – tworzy dla pracodawcy obowiązek w postaci wydania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy stosownej informacji dotyczącej okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (można go określić mianem obowiązku informacyjnego). Sprawdź w LEX: Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej > Niejasne przepisy przejściowe W związku z dość niefortunną redakcją przepisów przejściowych w ww. ustawie do dzisiejszego dnia nie do końca jasna pozostaje kwestia, czy wyżej wymieniony obowiązek informacyjny pracodawcy powinni spełniać wobec wszystkich pracowników, których stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł od dnia wejścia w życie przepisów (1 stycznia 2019 r.), czy też należy go ograniczyć jedynie do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od tego dnia. W tej mierze zwrócić uwagę należy przede wszystkim na treść art. 7 ust. 1 ww. ustawy, który stanowi, że: „Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 94(8)-94(12) ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 94(7) ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio”. Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania, możliwości odbioru i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej > Wyżej przedstawione wątpliwości wynikają przede wszystkim z okoliczności, że przepisy przejściowe odwołują się w tym zakresie właśnie do momentu „nawiązania stosunku pracy”, a niekoniecznie – jak się zdaje – do momentu w którym miałby powstać sam obowiązek wydania informacji (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy). Innymi słowy, przepisy przejściowe uzależniają powstanie obowiązku informacyjnego nie od tego, w jakim momencie zostanie rozwiązany lub wygaśnie stosunek pracy, lecz od faktu, w jakim terminie stosunek ten powstał. Taka redakcja przepisów wydaje się niezwykle nieintuicyjna, jednak jej zastosowanie wynikło z konieczności dostosowania obowiązku informacyjnego do przepisów związanych z samym skróceniem okresu przechowywania akt osobowych oraz okoliczności, że mamy tutaj do czynienia niejako z „sytuacją ciągłą”, jaką jest trwanie stosunku pracy w czasie. Czytaj też: Dziurawa deklaracja o rezygnacji z PPK > Nie należy jednak nie zauważyć niefortunnej redakcji wskazanego przepisu, która powyższe wnioski nakazuje wyciągnąć niejako a contrario, co – jeśli chodzi o wagę przepisów przejściowych – wydaje się wysoce nieprawidłowym zabiegiem. Nie należy mieć jednak wątpliwości co do intencji ustawodawcy, który w uzasadnieniu projektu ustawy wskazał, że: „Art. 7 projektu ustawy określa zakres stosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie niniejszej ustawy”. Przyjęcie odrębnego niż prezentowany poglądu, że art. 94(6) Kodeksu pracy ma zastosowanie wobec każdej sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy od dnia 1 stycznia 2019 r., konsekwentnie czyniłoby z art. 7 ust. 1 przepis pusty, odmawiałoby mu bowiem przymiotu przepisu regulującego zakres zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r., a pośrednio również – co ważniejsze – regulującego które przepisy nie będą mieć zastosowania. Skorzystaj z wzoru dostępnego w LEX: Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. > To samo dotyczyłoby art. 9 wskazanej ustawy, co do którego zastosowano analogiczną konstrukcję. Przepis ten stanowi, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., znowelizowany art. 94(5) Kodeksu pracy (dotyczący kontynuacji prowadzenia dokumentacji pracowniczej) stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny. Celem art. 7 ust. 1 (podobnie zresztą jak i art. 9) jest niejako określać, które przepisy wprowadzone z dniem 1 stycznia 2019 r. mają mieć zastosowanie wobec stosunków pracy nawiązanych przed tą datą i w jakim zakresie ma miejsce to zastosowanie. Inny sens ich istnienia w obowiązującym brzmieniu istnieć nie może. Zresztą należy zwrócić uwagę, że o ile wśród wymienionych w art. 7 ust. 1 przepisów mających zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. nie jest wymieniony obowiązek informacyjny wynikający z art. 94(6) Kodeksy pracy, to wymieniony został przepis statuujący inny obowiązek informacyjny, wynikający z art. 94(9) § 1 Kodeksu pracy, a dotyczący informacji w zakresie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wymienienie jednego obowiązku informacyjnego a pominięcie drugiego byłoby nielogiczne, gdyby uznać, że art. 7 ust. 1 nie reguluje zakresu zastosowania nowych przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019. Co więcej, powyższe rozumowanie jest spójne ze znowelizowanymi od 1 stycznia 2019 r. przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2017 r. poz. 1778 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138). Przy założeniu, że ustawodawca uznał za celowe nie wydawanie informacji pracownikom, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat (a więc zatrudnionym przed 1 stycznia 1999 r. lub w okresie 1 stycznia 1999 – 31 grudnia 2018 r., za których nie został jednak złożony tzw. raport informacyjny) sensu nabiera argumentacja, że obowiązek wynikający z art. 94(6) Kodeksu pracy należy wykonać jedynie wobec pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Analogiczny obowiązek informacyjny wobec pracowników zatrudnionych wcześniej wynikać ma bowiem z innych przepisów, i wyglądać nieco inaczej. Informacja jednak pozostaje tożsama, a nieracjonalne wydawałoby się obowiązywanie pracodawcy do dublowania pracownikowi tożsamej wiedzy. Jak stanowi znowelizowany art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca (płatnik składek) przekazuje pracownikom (ubezpieczonym) kopię raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o: okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony); prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1; prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Powyższa sytuacja dotyczy sytuacji przekazania za pracownika raportu, gdy wyrejestrowanie tego pracownika z ubezpieczeń społecznych ma miejsce po złożeniu oświadczenia w/s raportów, rozpoczynającego całą procedurę umożliwiającą skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W sytuacji bowiem, gdy wyrejestrowanie pracownika ma miejsce przed złożeniem ww. oświadczenia (czyli pracownik nie pracuje już u pracodawcy w momencie gdy doszło do podjęcia decyzji o skróceniu okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej), a pracodawca ma rok na przekazanie stosownego raportu za takiego pracownika, obowiązek informacyjny ustawa przerzuca na ZUS, wskazując w art. 41d, że stosowna informacja ZUS zawiera pouczenie, o którym mowa w art. 41c ust. 1. Data zatrudnienia ma znaczenie - różne obowiązki pracodawcy Jak wynika z powyższego: obowiązek informacyjny z art. 94(6) Kodeksu pracy powinien być spełniany jedynie wobec pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. co do pracowników, za których pracodawca składa raporty informacyjne – analogiczny obowiązek wynikać będzie z art. 41c ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jedynie jednak wobec pracowników, za których raport został przekazany wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych. Wobec pracowników wyrejestrowanych wcześniej obowiązek zostanie spełniony przez ZUS. co do pracowników, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat, ustawodawca słusznie nie przewidział obowiązku informowania ich o okresie przechowywania ich dokumentacji. Podsumowując – pomimo pojawiających się interpretacji wskazujących na obowiązek wydania informacji z art. 94(6) Kodeksu pracy wszystkim pracownikom bez względu na datę ich zatrudnienia – ilość argumentów przeciwnych jest tak duża, że przyjęcie takiej wykładni zdaje się niemożliwe. Tylko bowiem zaprezentowana powyżej wykładnia zapewnia spójność stosowania innych przepisów i umożliwia nadanie ustawodawcy przymiotu racjonalności. Więcej na temat znajdziesz w LEX: Zasady wystawiania świadectwa pracy > Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek > Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika > Przechowywanie akt osobowych > Wniosek o przywrócenie terminu do sprostowania świadectwa pracy - PROCEDURA > Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać > Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru i konsekwencjach nieodebrania dokumentacji pracowniczej - informacja dla pracownika zatrudnionego po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., za którego złożony został raport informacyjny ZUS RIA > ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji. .
informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy
